一、項(xiàng)目背景

　　云浮市應(yīng)急管理局承擔(dān)著全市安全生產(chǎn)、防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)和應(yīng)急救援等重要職責(zé)，會(huì)議召開(kāi)頻率高，內(nèi)容涵蓋應(yīng)急決策、事故研討與工作部署等關(guān)鍵事務(wù)。過(guò)去，傳統(tǒng)會(huì)議高度依賴紙質(zhì)文件，使得會(huì)議籌備工作繁瑣不堪，資料的印刷、分發(fā)不僅耗費(fèi)大量時(shí)間和人力，在應(yīng)急響應(yīng)時(shí)，信息傳遞效率低下，難以契合“快速響應(yīng)、高效決策” 的應(yīng)急工作要求。

　　長(zhǎng)期以來(lái)，云浮市網(wǎng)信辦在會(huì)議管理方面面臨著空間分散、檔案繁雜、信息不對(duì)稱等問(wèn)題，這些問(wèn)題直接導(dǎo)致會(huì)議效率低下，會(huì)前準(zhǔn)備工作繁瑣，資源配置不合理。同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)議不利于會(huì)議內(nèi)容的長(zhǎng)期保存，也不便于會(huì)后多方調(diào)取、查詢和訪問(wèn)。一旦會(huì)議文件需要臨時(shí)修改，就需要投入大量時(shí)間和精力更換打印印刷材料。這種會(huì)前準(zhǔn)備工作效率低且存在安全隱患的模式，已無(wú)法滿足互動(dòng)會(huì)議提升體驗(yàn)的需求。此外，網(wǎng)信辦在討論網(wǎng)絡(luò)安全、信息化建設(shè)等議題時(shí)，迫切需要一個(gè)高效、安全的會(huì)議平臺(tái)，以保障信息安全和溝通順暢。為順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，提升工作效率與協(xié)同能力，云浮市應(yīng)急管理局網(wǎng)信辦決定引入無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)。

　　二、需求分析

　　1. 應(yīng)急響應(yīng)高效性：在應(yīng)對(duì)突發(fā)災(zāi)害或安全事故時(shí)，能夠迅速召集會(huì)議，實(shí)現(xiàn)資料的快速共享與同步，確保各部門快速掌握信息并做出決策。

　　2. 信息安全保密性：應(yīng)急管理工作涉及大量敏感信息，會(huì)議系統(tǒng)必須具備嚴(yán)格的加密措施，防止信息泄露。

　　3. 多部門協(xié)同性：應(yīng)急管理局與網(wǎng)信辦及其他相關(guān)部門在會(huì)議中需要緊密協(xié)作，系統(tǒng)要支持多部門人員同時(shí)參會(huì)，便于交流與討論。

　　4. 功能多樣性：除基本的資料展示、會(huì)議記錄外，還需具備電子簽名、投票表決、實(shí)時(shí)批注等功能，滿足不同類型會(huì)議的需求。

　　5. 設(shè)備兼容性：兼容現(xiàn)有辦公設(shè)備，如電腦、平板等，無(wú)需大規(guī)模更換硬件，降低成本。

　　以往無(wú)紙化會(huì)議在推行過(guò)程中，一直存在“不好用、不管用、效率低”的困境，不僅浪費(fèi)資源、效率低下，還面臨著文件泄密、網(wǎng)絡(luò)中斷或服務(wù)器故障導(dǎo)致會(huì)議中斷的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)定制化能力較弱，功能界面未貼合用戶辦會(huì)習(xí)慣，操作繁瑣。針對(duì)這些問(wèn)題，Thinuna 推出了智能平板無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)解決方案，憑借會(huì)議安全保護(hù)、終端應(yīng)急、通信加密、流程管理、權(quán)限層級(jí)管控、軟件自適應(yīng)、通道解析、HarmonyOS 高效協(xié)同、企業(yè)專屬定制等核心優(yōu)勢(shì)，為各行各業(yè)提供一站式智能會(huì)議解決方案，有效解決用戶在無(wú)紙化會(huì)議推進(jìn)過(guò)程中遇到的難題。

　　三、解決方案

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　　此次Thinuna 為云浮市網(wǎng)信辦提供的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)包含10套無(wú)紙化會(huì)議客戶端軟件V1.0.0(HarmonyOS 版)，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件的本地化存儲(chǔ)、傳輸和多終端同步閱讀，與會(huì)人員能夠通過(guò)客戶端查閱資料、進(jìn)行電子批注、會(huì)中交流討論、投票表決、會(huì)后歸檔回看等。

　　1.采用 B/S(瀏覽器 / 服務(wù)器)與 C/S(客戶端 / 服務(wù)器)混合架構(gòu)。B/S 架構(gòu)便于會(huì)議組織者通過(guò)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行會(huì)議管理、資料上傳等操作;C/S 架構(gòu)為參會(huì)人員提供專用客戶端，保障會(huì)議中資料查看、互動(dòng)操作的流暢性與穩(wěn)定性。服務(wù)器部署于應(yīng)急管理局內(nèi)部機(jī)房，采用雙機(jī)熱備技術(shù)，確保系統(tǒng)7×24小時(shí)穩(wěn)定運(yùn)行。

　　2. 為會(huì)議室配備10臺(tái)華為國(guó)產(chǎn)化高端移動(dòng)平板作為參會(huì)終端，便于記錄與批注。

　　配置1套無(wú)紙化會(huì)議后臺(tái)管理系統(tǒng)V1.0.1(HarmonyOS 版)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議預(yù)訂、會(huì)議審批、通知發(fā)布、創(chuàng)建會(huì)議、導(dǎo)入與會(huì)人員、坐席安排、上傳議題材料、文件權(quán)限管控、會(huì)議記錄等數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)與管理。

　　配備1臺(tái)基于華為麒麟國(guó)產(chǎn)操作系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的無(wú)紙化會(huì)議全數(shù)字會(huì)議控制主機(jī)PLS-2000MC II，作為此套智能會(huì)議系統(tǒng)的加密存儲(chǔ)中心，用于會(huì)議資料的存儲(chǔ)及分發(fā)。

　　配置1臺(tái)無(wú)紙化會(huì)議流媒體服務(wù)器 PLS-2000SK II，用于對(duì)媒體內(nèi)容進(jìn)行采集、緩存與調(diào)度。

　　配置1臺(tái)無(wú)紙化會(huì)議流媒體編解碼器 PLS-2000SX II，用于將外部信號(hào)實(shí)時(shí)廣播到所有會(huì)議終端并同步顯示。

　　3. 軟件功能：

　　會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議組織者通過(guò)系統(tǒng)創(chuàng)建會(huì)議，上傳各類應(yīng)急方案、事故報(bào)告等資料，并設(shè)置參會(huì)人員權(quán)限。系統(tǒng)自動(dòng)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)與議程，參會(huì)人員可在移動(dòng)端一鍵確認(rèn)參會(huì)。

　　會(huì)中互動(dòng)

　　電子簽到：參會(huì)人員使用手寫或點(diǎn)擊進(jìn)行簽到，簽到信息實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，方便掌握參會(huì)情況。

　　資料共享與批注：參會(huì)人員可在平板上查看會(huì)議資料，支持多人同時(shí)對(duì)資料進(jìn)行手寫批注、標(biāo)記重點(diǎn)，批注內(nèi)容實(shí)時(shí)同步，促進(jìn)討論。

　　投票表決：針對(duì)應(yīng)急決策、方案選擇等事項(xiàng)，可發(fā)起在線投票，設(shè)置單選、多選等模式，結(jié)果即時(shí)統(tǒng)計(jì)顯示。

　　實(shí)時(shí)交流：內(nèi)置聊天功能，方便參會(huì)人員在不打斷會(huì)議進(jìn)程的情況下進(jìn)行文字交流、提問(wèn)答疑。

　　遠(yuǎn)程會(huì)議：通過(guò)視頻會(huì)議模塊，實(shí)現(xiàn)與遠(yuǎn)程專家、其他部門的實(shí)時(shí)音視頻連線，共同商討應(yīng)急策略。

　　會(huì)后管理：會(huì)議結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)議紀(jì)要，整合會(huì)議討論內(nèi)容、投票結(jié)果等信息。會(huì)議資料自動(dòng)歸檔，可按會(huì)議主題、時(shí)間等條件進(jìn)行檢索查詢，方便后續(xù)復(fù)盤與工作追溯。

　　4. 安全保障：

　　數(shù)據(jù)加密：對(duì)會(huì)議資料傳輸與存儲(chǔ)采用AES-256加密算法，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。

　　權(quán)限管理：嚴(yán)格劃分會(huì)議組織者、參會(huì)人員、管理員等不同角色權(quán)限，限制資料查看、編輯、下載等操作。

　　訪問(wèn)控制：設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)，結(jié)合應(yīng)急管理局內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證體系，只有授權(quán)設(shè)備與人員可訪問(wèn)會(huì)議系統(tǒng)。

　　無(wú)紙化會(huì)議客戶端應(yīng)用功能豐富，包括會(huì)議主持、同屏交互、會(huì)議簽到、會(huì)議概況、視頻播放、投票表決、手寫批注、電子舉手、會(huì)議交流、網(wǎng)頁(yè)瀏覽等，具有功能豐富、界面簡(jiǎn)潔直觀、操作便捷、穩(wěn)定可靠等特點(diǎn)。它能夠幫助會(huì)議組織者極大地降低工作壓力，輕松進(jìn)行會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管控，提高與會(huì)者的開(kāi)會(huì)效率，同時(shí)節(jié)省大量資料印刷費(fèi)用，完全符合國(guó)家低碳、環(huán)保理念。

　　把創(chuàng)新資源進(jìn)一步聚焦到重點(diǎn)領(lǐng)域，對(duì)提升企業(yè)科技創(chuàng)新水平和經(jīng)營(yíng)效率發(fā)揮了重要支撐作用。該系統(tǒng)提高了企業(yè)會(huì)議管理效率，降低了會(huì)議成本，加強(qiáng)了與會(huì)信息溝通，提升了決策質(zhì)量。智能化的會(huì)議記錄使信息更加清晰對(duì)稱，有利于提升領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。

　　未來(lái)，Thinuna 將繼續(xù)積極助力推進(jìn)政企單位進(jìn)行數(shù)字化會(huì)議轉(zhuǎn)型，構(gòu)建智慧化、實(shí)用性強(qiáng)、貼合用戶操作習(xí)慣的協(xié)同無(wú)紙化辦公平臺(tái)，以先進(jìn)理念和信息技術(shù)引領(lǐng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。